Moet je als werkgever een bureaustoel vergoeden of verstrekken voor thuiswerkers?

Ja, als werkgever ben je in principe verplicht om te zorgen voor een ergonomisch verantwoorde werkplek, ook thuis. De Arbowet maakt geen onderscheid tussen werken op kantoor en werken vanuit huis. Dat betekent dat een goede bureaustoel niet zomaar een leuke bonus is, maar onderdeel van jouw zorgplicht als werkgever. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over vergoedingen, fiscale regels en wat je precies moet regelen.

Wat zegt de Arbowet over thuiswerkplekken?

De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden, ook als medewerkers vanuit huis werken. Artikel 3 van de wet schrijft voor dat de arbeidsplaats zodanig moet zijn ingericht dat werknemers hun werk veilig en zonder gezondheidsrisico’s kunnen uitvoeren. Dit geldt expliciet voor de thuiswerkplek.

In de praktijk betekent dit dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor de ergonomische inrichting van de thuiswerkplek. Denk aan een goede stoel, een bureau op de juiste hoogte en voldoende verlichting. De wet zegt niet precies welke producten je moet aanschaffen, maar wel dat de werkomgeving aan bepaalde arbo-eisen moet voldoen.

Werkgevers zijn ook verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren. Daarin moet de thuiswerkplek worden meegenomen. Stel je medewerkers structureel thuis werken, dan hoort de inrichting van hun thuiswerkplek dus gewoon in die inventarisatie thuis.

Is een werkgever verplicht een bureaustoel te vergoeden of te verstrekken?

Ja, als medewerkers structureel thuiswerken, heeft de werkgever een wettelijke zorgplicht voor een ergonomisch verantwoorde werkplek. Dat betekent dat je als werkgever moet zorgen dat er een goede bureaustoel beschikbaar is. Of je die verstrekt of vergoedt, mag je zelf bepalen, maar niets doen is geen optie.

De verplichting geldt niet voor incidenteel thuiswerken. Werkt iemand af en toe een dag thuis, dan is de situatie anders dan wanneer iemand meerdere dagen per week structureel vanuit huis werkt. Bij structureel thuiswerken wordt de thuiswerkplek juridisch gezien als een volwaardige arbeidsplaats.

Je hebt als werkgever twee opties:

• Verstrekken: Je koopt een bureaustoel en stelt die ter beschikking aan de medewerker. De stoel blijft eigendom van het bedrijf.
• Vergoeden: De medewerker koopt zelf een stoel en jij vergoedt de kosten, geheel of gedeeltelijk.

Beide opties zijn geldig. Welke het beste past, hangt af van je bedrijfsbeleid, het aantal thuiswerkers en de fiscale voordelen die je wilt benutten.

Hoeveel thuiswerken maakt een bureaustoel verplicht?

Er is geen wettelijk vastgesteld minimumaantal thuiswerkdagen dat automatisch een verplichting triggert. De vuistregel die in de praktijk wordt gehanteerd is: zodra iemand structureel en regelmatig vanuit huis werkt, geldt de arboregeling voor thuiswerken. Denk aan twee of meer vaste dagen per week.

Bij incidenteel thuiswerken, zoals één keer per maand of tijdens een sporadische piekperiode, is de werkgever minder snel aansprakelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Maar zodra thuiswerken een vast onderdeel is van het werkpatroon, verandert dat plaatje.

Een handig uitgangspunt: als thuiswerken is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of het thuiswerkbeleid van de organisatie, is het per definitie structureel. En dan geldt de zorgplicht voor de werkplek volledig. Het is dus slim om in je thuiswerkbeleid ook op te nemen hoe je omgaat met de inrichting van de thuiswerkplek, inclusief ergonomische bureaustoelen.

Wat zijn de fiscale regels rond een thuiswerkbureaustoel?

Een bureaustoel die je als werkgever verstrekt of vergoedt voor thuiswerken is in de meeste gevallen onbelast, mits de stoel voldoet aan de arbo-eisen en aantoonbaar zakelijk wordt gebruikt. Je kunt de kosten via de werkkostenregeling (WKR) vergoeden zonder dat dit loonbelasting kost.

Binnen de WKR heb je als werkgever een vrije ruimte. Vergoedingen en verstrekkingen die je daaronder laat vallen, zijn belastingvrij tot een bepaald percentage van de loonsom. Een bureaustoel die voldoet aan de arbo-eisen valt bovendien onder de zogeheten gerichte vrijstellingen, wat betekent dat hij niet eens ten koste gaat van de vrije ruimte.

Een paar praktische aandachtspunten:

• Houd een administratie bij van welke medewerkers een vergoeding of verstrekking hebben ontvangen.
• Zorg dat de stoel aantoonbaar voor werk wordt gebruikt, niet alleen privé.
• Vraag bij twijfel een belastingadviseur om de specifieke situatie voor jouw organisatie te beoordelen.
• Als de medewerker de stoel ook privé gebruikt, kan er sprake zijn van gemengd gebruik, wat andere fiscale gevolgen kan hebben.

Aan welke eisen moet een ergonomische thuiswerkbureaustoel voldoen?

Een ergonomische bureaustoel voor thuiswerken moet voldoen aan de arbo-eisen die ook gelden voor kantooromgevingen. De stoel moet in hoogte verstelbaar zijn, goede rugondersteuning bieden en de zithouding van de gebruiker ondersteunen. Dat zijn de minimale eisen vanuit de Arbowet.

Concreet betekent dit dat een goede thuiswerkbureaustoel aan de volgende kenmerken moet voldoen:

• Verstelbare zithoogte: De voeten moeten plat op de vloer kunnen staan, met de knieën in een hoek van 90 graden.
• Verstelbare rugleuning: De lumbaalsteun (lage rugsteun) moet instelbaar zijn op de wervelkolom van de gebruiker.
• Verstelbare armleuningen: Armleuningen verminderen de belasting op schouders en nek.
• Goede zitdiepte: De stoel moet zo diep zijn dat er een handbreedte ruimte is tussen de knieholte en de voorkant van de zitting.
• Stabiele onderstelling: Een vijfpuntsonderstel met wielen zorgt voor stabiliteit en mobiliteit.

Hoe langer iemand per dag zit, hoe belangrijker het is dat de stoel echt goed instelbaar is. Een goedkope stoel zonder verstelbare onderdelen voldoet simpelweg niet aan de arbo-eisen en biedt onvoldoende bescherming tegen klachten aan rug, nek en schouders.

Hoe regel je als werkgever een bureaustoel voor thuiswerkers?

De meest praktische aanpak is om een duidelijk thuiswerkbeleid op te stellen waarin staat hoe medewerkers een bureaustoel kunnen aanvragen of vergoed krijgen. Zo voorkom je willekeur en zorg je dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Een aanpak die goed werkt voor veel organisaties:

1. Stel een beleid op: Bepaal of je stoelen centraal inkoopt of medewerkers een budget geeft om zelf te kiezen.
2. Stel een maximumbudget in: Geef medewerkers een richtbedrag, zodat de keuze niet onbeperkt is maar wel voldoende ruimte biedt voor een kwalitatief goede stoel.
3. Leg de afspraken vast: Noteer in de arbeidsovereenkomst of het thuiswerkbeleid wat de werknemer mag verwachten.
4. Kies voor kwaliteit: Een goede ergonomische bureaustoel is een investering die zich terugbetaalt in minder verzuim en hogere productiviteit.
5. Maak duidelijk wie eigenaar is: Als het bedrijf de stoel koopt, blijft die eigendom van het bedrijf. Leg dat vast.

Wil je het simpel houden? Laat medewerkers kiezen uit een selectie goedgekeurde stoelen die jij als werkgever vooraf hebt geselecteerd. Zo weet je zeker dat de stoelen aan de arbo-eisen voldoen en houd je grip op de kosten.

Wat als een medewerker zelf al een bureaustoel heeft?

Als een medewerker al een bureaustoel heeft, ben je als werkgever niet automatisch van je zorgplicht ontslagen. Je moet controleren of die stoel voldoet aan de arbo-eisen. Voldoet de stoel niet, dan blijf je verantwoordelijk voor het bieden van een goede oplossing.

In de praktijk kun je dit als volgt aanpakken:

• Vraag de medewerker om een foto of omschrijving van de stoel te sturen, zodat je kunt beoordelen of die ergonomisch verantwoord is.
• Stel een checklist op met de minimale eisen waaraan een thuiswerkbureaustoel moet voldoen.
• Als de stoel niet voldoet, bied dan een vergoeding of vervanging aan.
• Als de stoel wel voldoet, kun je afspreken dat de medewerker zijn eigen stoel gebruikt en eventueel een kleine vergoeding ontvangt voor het gebruik van privébezit voor zakelijke doeleinden.

Het is verstandig dit ook schriftelijk vast te leggen. Zo kun je bij eventuele klachten of geschillen aantonen dat je als werkgever je verantwoordelijkheid hebt genomen.

Wat zijn de risico’s als een werkgever niets regelt?

Als je als werkgever niets regelt voor de thuiswerkplek van je medewerkers, loop je reële risico’s. Het belangrijkste is aansprakelijkheid. Als een medewerker fysieke klachten ontwikkelt door een slechte zithouding en kan aantonen dat de werkgever geen actie heeft ondernomen, kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld voor de schade.

Dat zijn niet alleen financiële risico’s. Er zijn ook andere gevolgen:

• Hogere verzuimkosten: Rugklachten, nekpijn en RSI zijn veelvoorkomende klachten bij mensen die langdurig in een slechte houding werken. Verzuim kost een werkgever al snel meer dan de aanschaf van een goede stoel.
• Lagere productiviteit: Medewerkers die oncomfortabel zitten, presteren minder goed. Een goede werkplek is een directe investering in output.
• Juridische consequenties: De Arbeidsinspectie kan bij een inspectie of na een melding handhavend optreden als blijkt dat de thuiswerkplek niet aan de eisen voldoet.
• Reputatieschade: Als medewerkers het gevoel hebben dat de werkgever niet voor hen zorgt, heeft dat effect op werkgeluk en loyaliteit.

Kortom, niets doen is duurder dan iets doen. Een goede bureaustoel is een relatief kleine investering vergeleken met de kosten van langdurig verzuim of een juridisch conflict.

Hoe Portaal Check helpt bij ergonomische bureaustoelen voor thuiswerkers

Wil je als werkgever snel en zonder gedoe goede stoelen regelen voor je thuiswerkers? Portaal Check helpt je daarbij. We bieden een breed assortiment ergonomische bureaustoelen die voldoen aan de arbo-eisen, zodat jij zeker weet dat je medewerkers goed zitten, thuis én op kantoor.

Dit is wat je van ons kunt verwachten:

• Breed assortiment: Van instapmodellen tot volledig verstelbare ergonomische bureaustoelen voor intensief gebruik.
• Persoonlijk advies: Geen geautomatiseerde systemen. Je praat gewoon met iemand die verstand van zaken heeft en je helpt de juiste keuze te maken.
• Zakelijke oplossingen: Of je nu stoelen nodig hebt voor vijf of vijftig thuiswerkers, we denken graag met je mee over de beste aanpak.
• Transparante prijzen: Geen verrassingen achteraf. Wat je ziet, is wat je betaalt.

Bekijk ons assortiment ergonomische bureaustoelen en vind de stoel die past bij jouw medewerkers en jouw budget. Heb je vragen of wil je advies op maat? Neem gewoon contact met ons op. We staan voor je klaar.