Welke opbergdozen zijn het beste voor archivering?

De beste opbergdozen voor archivering zijn afhankelijk van wat je wilt bewaren en hoe lang. Kartonnen archiefdozen werken goed voor dagelijks gebruik en kortetermijnopslag, terwijl zuurvrij karton belangrijk is voor documenten die je jaren wilt bewaren. Plastic opbergdozen bieden meer bescherming tegen vocht en stof. Het formaat kies je op basis van je documenttypes, en een goed labelsysteem zorgt ervoor dat je altijd snel vindt wat je zoekt.

Welk materiaal is het beste voor archiefdozen?

Voor de meeste kantoorarchieven zijn stevige kartonnen archiefdozen een praktische keuze. Ze zijn betaalbaar, gemakkelijk te stapelen en bieden goede bescherming voor documenten die je enkele jaren wilt bewaren. Karton is bovendien licht, wat handig is als je dozen regelmatig moet verplaatsen.

Zuurvrij karton is een betere optie als je documenten langer dan vijf jaar wilt archiveren. Gewoon karton bevat zuren die papier na verloop van tijd kunnen beschadigen, waardoor het verkleurt of broos wordt. Zuurvrij karton voorkomt dit en houdt je belangrijke documenten in goede staat. Dit materiaal is vooral nuttig voor contracten, financiële administratie en andere documenten die je wettelijk moet bewaren.

Plastic opbergdozen zijn de beste keuze voor ruimtes waar vocht of stof een probleem kan zijn. Denk aan kelders, zolders of opslag in minder gecontroleerde omgevingen. Plastic biedt een waterdichte bescherming en is gemakkelijk schoon te maken. Het nadeel is dat plastic dozen duurder zijn en meer ruimte innemen dan kartonnen varianten.

Voor de meeste kantoren werkt een combinatie het beste: kartonnen dozen voor actieve archieven die je regelmatig raadpleegt, en plastic dozen voor langetermijnopslag van belangrijke documenten in minder ideale omstandigheden.

Hoe kies je het juiste formaat opbergdoos voor jouw documenten?

Het standaardformaat voor kantoorarchieven is de A4-archiefdoos. Deze dozen zijn ontworpen voor losse A4-papieren, ordners en mappen, en passen perfect in de meeste archiefkasten en stellingen. Ze zijn meestal ongeveer 40 cm breed, 32 cm diep en 26 cm hoog, wat genoeg ruimte biedt voor een flinke stapel documenten zonder dat de doos te zwaar wordt.

Voor grotere documenten zoals tekeningen, posters of A3-formaten heb je natuurlijk grotere dozen nodig. Let er dan op dat je dozen kiest die specifiek voor dit formaat zijn gemaakt, zodat je documenten plat kunnen liggen zonder vouwen. Dit voorkomt beschadiging en houdt alles netjes georganiseerd.

Denk bij het kiezen van je doosformaat ook aan stapelbaarheid en beschikbare ruimte. Standaard archiefdozen zijn zo ontworpen dat ze stabiel op elkaar gestapeld kunnen worden, meestal tot vier of vijf dozen hoog. Meet je beschikbare archiefruimte voordat je dozen aanschaft, zodat je weet hoeveel dozen je kwijt kunt en hoe hoog je kunt stapelen.

Voor ordners zijn er speciale ordnerdozen die precies passen bij de breedte van standaard ordners. Deze dozen hebben vaak handgrepen en zijn versterkt, omdat ordners behoorlijk zwaar kunnen zijn. Een ordnerdoos bevat meestal drie tot vijf ordners, afhankelijk van de dikte.

Als je weinig ruimte hebt, overweeg dan kleinere dozen voor specifieke projecten of categorieën. Het is beter om meerdere kleinere, goed gelabelde dozen te hebben dan een paar grote dozen waarin alles door elkaar zit. Dit maakt zoeken gemakkelijker en voorkomt dat je telkens zware dozen moet tillen.

Wat moet je letten bij het organiseren van je archief met opbergdozen?

Een goed archiveringssysteem begint met duidelijke labels op elke doos. Schrijf niet alleen wat erin zit, maar ook het jaar of de periode, en eventueel een uniek dozenummer. Plaats labels op meerdere zijden van de doos, zodat je altijd kunt zien wat erin zit, ook als dozen gestapeld staan.

Sorteer je documenten logisch voordat je ze in dozen stopt. De meeste bedrijven kiezen voor sortering op datum, onderwerp of project. Welke methode je ook kiest, blijf consistent. Maak een simpel overzicht of register waarin je bijhoudt welke doos welke inhoud heeft en waar deze staat. Dit bespaart je enorm veel zoektijd later.

Denk bij het inrichten van je archiefruimte aan toegankelijkheid. Plaats dozen met documenten die je regelmatig nodig hebt vooraan of op ooghoogte. Oudere archieven die je zelden raadpleegt kunnen hoger of verder naar achteren. Laat genoeg ruimte tussen stellingen of stapels om gemakkelijk bij elke doos te kunnen.

Plan minimaal één keer per jaar een controle van je archief. Bekijk dan welke documenten je kunt weggooien volgens de wettelijke bewaartermijnen, en check of dozen nog in goede staat zijn. Kartonnen dozen die vochtig zijn geworden of beschadigd zijn, vervang je beter meteen om je documenten te beschermen.

Voor een compleet overzicht van alle mogelijkheden voor klassement en archivering kun je verschillende oplossingen combineren. Naast opbergdozen zijn er ook hangmappen, archiefsystemen en ordners die samen een efficiënt archief vormen. Het belangrijkste is dat je een systeem kiest dat past bij hoe jij en je collega’s werken.

Bij Portaalcheck helpen we je graag met het vinden van de juiste opbergdozen en archiveringssystemen voor jouw kantoor. We begrijpen dat een goed georganiseerd archief tijd bespaart en frustratie voorkomt. Of je nu een klein archief hebt of een grote opslagruimte moet inrichten, we denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw situatie.