Er zijn verschillende soorten hangmappen die je helpen om documenten overzichtelijk te archiveren. De meest voorkomende zijn standaard hangmappen in A4 en folio formaat, laterale hangmappen voor zijwaartse opslag, en hangmappen met verschillende bodems zoals V-bodem en U-bodem. Elk type heeft zijn eigen voordelen, afhankelijk van wat je wilt archiveren en hoe je archiefkast is ingericht. In dit artikel bespreken we welke opties er zijn en hoe je de juiste keuze maakt voor jouw situatie.
Wat zijn de belangrijkste soorten hangmappen die je kunt gebruiken?
De meest gebruikte hangmappen zijn standaard hangmappen in A4 en folio formaat, laterale hangmappen voor zijwaartse opslag, en hangmappen met verschillende bodems. Standaard hangmappen hangen van voor naar achter in je archiefkast en zijn perfect voor gewone kantooradministratie. Laterale hangmappen hangen van links naar rechts en zijn handig voor brede ladesystemen. De bodem van een hangmap bepaalt hoeveel ruimte je hebt voor documenten.
Hangmappen met een V-bodem zijn het meest voorkomend en geschikt voor normale hoeveelheden papier. De V-vorm zorgt ervoor dat documenten netjes bij elkaar blijven. Als je dikkere dossiers hebt, zijn hangmappen met een U-bodem handiger. Die bieden meer ruimte aan de onderkant en kunnen flink wat meer papier aan zonder dat de map uitpuilt.
Voor dagelijks gebruik op kantoor zijn standaard A4 hangmappen meestal de beste keuze. Ze passen in vrijwel elke archiefkast en zijn er in verschillende kleuren, wat handig is als je met kleurcodering werkt. Laterale hangmappen zijn vooral nuttig als je een ladekast hebt waar je van opzij in kijkt, zoals bij veel moderne kantoorsystemen.
Welk formaat hangmap past bij jouw documenten?
Het formaat van je hangmap hangt af van wat je erin wilt bewaren. A4 hangmappen zijn het standaardformaat in Nederland en passen perfect bij normale A4 documenten zoals brieven, contracten en facturen. Folio hangmappen zijn iets breder en geschikt voor documenten die net wat groter zijn dan A4, zoals sommige formulieren of tekeningen. Legal formaat hangmappen zijn vooral in gebruik bij internationale bedrijven en passen bij het Amerikaanse legal papierformaat.
Naast het formaat kun je ook kiezen tussen standaard en extra brede hangmappen. Standaard hangmappen zijn prima als je enkele tientallen vellen per map archiveert. Heb je dikkere dossiers met honderd pagina’s of meer? Dan zijn extra brede hangmappen met een U-bodem echt aanraders. Ze voorkomen dat je map te vol wordt en scheurt.
Een handige tip: meet eerst wat je het meest archiveert voordat je hangmappen koopt. Heb je vooral standaard A4 printjes en brieven? Ga dan voor normale A4 hangmappen. Bewaar je ook wel eens brochures, catalogi of getackerde rapporten? Overweeg dan om een paar extra brede exemplaren in huis te halen voor die dikkere dossiers.
Wat is het verschil tussen kartonnen en plastic hangmappen?
Kartonnen hangmappen zijn de klassieke keuze en geschikt voor standaard archivering. Ze zijn betaalbaar, gaan jaren mee bij normaal gebruik, en zijn er in allerlei kleuren voor overzichtelijke organisatie. Karton voelt stevig aan en is prettig in gebruik als je dagelijks mappen pakt en terugzet. Het materiaal is ook milieuvriendelijk en goed recyclebaar.
Plastic hangmappen, vaak gemaakt van polypropeen, zijn steviger en gaan langer mee bij intensief gebruik. Als je dagelijks tientallen keren in je archief zit, houden plastic mappen dat beter vol. Ze zijn ook beter bestand tegen vocht, wat handig is in kelders of ruimtes waar het wel eens vochtig kan worden. Plastic mappen zijn doorzichtig of half-transparant, waardoor je soms meteen kunt zien wat erin zit.
Wanneer kies je voor wat? Kartonnen hangmappen zijn ideaal voor normale kantooromgevingen waar je documenten netjes archiveert en af en toe raadpleegt. Plastic hangmappen zijn handiger als je mappen vaak verplaatst, in wisselende omstandigheden werkt, of gewoon iets wilt dat extra lang meegaat. Beide materialen doen hun werk prima, dus het hangt vooral af van jouw specifieke situatie en budget.
Hoe kies je de juiste hangmap voor jouw archiefkast?
Het belangrijkste is dat je hangmappen passen bij je archiefkast. Standaard archiefkasten werken met hangmappen die van voor naar achter hangen, terwijl laterale kasten hangmappen nodig hebben die van links naar rechts lopen. Meet de breedte van je lade om zeker te weten welk type je nodig hebt. De meeste standaard laden zijn 30-40 cm breed, maar het is slim om even na te meten.
Let ook op het ophangmechanisme. De meeste hangmappen hebben metalen haken die over rails in je lade hangen. Controleer of deze rails er zijn en op welke afstand ze staan. Sommige moderne kasten hebben speciale systemen, dus check dat even voordat je bestelt. De haken van hangmappen zijn meestal verstelbaar, wat handig is als je verschillende kasten hebt.
Voor een overzichtelijk archief zijn etikettering en kleurcodering super handig. Kies hangmappen met duidelijke tabbladen waar je labels op kunt plakken. Sommige mensen werken graag met verschillende kleuren per afdeling of projecttype. Denk ook na over hoeveel documenten je per map wilt bewaren. Als je grote projectdossiers hebt, heb je hangmappen met meer capaciteit nodig dan voor losse facturen.
Wil je je hele archiveringssysteem op orde brengen? Bekijk dan ons complete aanbod aan klassement en archivering producten. Daar vind je alles wat je nodig hebt om jouw documenten professioneel te organiseren, van hangmappen tot complete ordnersystemen.
Bij Portaalcheck helpen we je graag om de juiste keuze te maken. Of je nu een klein startend bedrijf bent met een paar laden vol administratie, of een groter kantoor met uitgebreide archiefbehoeften, we hebben de hangmappen en archiveringssystemen die bij jouw situatie passen. Twijfel je nog welk type het beste werkt voor jouw kantoor? Neem gerust contact met ons op voor persoonlijk advies zonder gedoe.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom je dat hangmappen scheuren bij intensief gebruik?
Kies hangmappen met verstevigde randen en metalen haken, vooral bij dossiers die je vaak raadpleegt. Zorg dat je mappen niet te vol stopt - bij dikkere dossiers is het beter om meerdere mappen te gebruiken of te kiezen voor exemplaren met een U-bodem die meer capaciteit hebben. Til hangmappen altijd op aan de metalen haken in plaats van aan het karton of plastic zelf.
Kan ik verschillende merken hangmappen door elkaar gebruiken in één archiefkast?
Ja, dat kan meestal prima zolang het formaat en het ophangmechanisme overeenkomen. Standaard hangmappen volgen universele maten, dus A4 hangmappen van verschillende merken passen gewoon naast elkaar. Let wel op dat de afstand tussen de metalen haken klopt met je railsysteem - deze is bij de meeste merken gestandaardiseerd, maar meet voor de zekerheid even na bij twijfel.
Hoe organiseer je hangmappen het best voor snel terugvinden van documenten?
Gebruik een consistent etiketteringssysteem met duidelijke, leesbare labels op de tabbladen. Werk met kleurcodering per categorie of afdeling, bijvoorbeeld groen voor financiën en blauw voor personeelszaken. Plaats de meest gebruikte mappen vooraan in de lade en archiveer chronologisch of alfabetisch, afhankelijk van wat het beste past bij jouw werkwijze. Maak ook een overzichtslijst die je in de lade bewaart.
Wat doe je als je hangmappen niet soepel over de rails glijden?
Controleer eerst of de rails schoon zijn - stof en vuil kunnen voor weerstand zorgen. Veeg ze schoon met een droge doek. Zorg ook dat je niet te veel hangmappen in één lade probeert te persen - een overvolle lade maakt soepel schuiven onmogelijk. Als het probleem aanhoudt, kun je de rails licht invetten met siliconenspray voor betere glijding.
Hoeveel bladzijden passen er gemiddeld in een standaard hangmap?
Een standaard hangmap met V-bodem kan ongeveer 50-80 vellen A4 papier aan, afhankelijk van de dikte. Hangmappen met een U-bodem bieden meer capaciteit en kunnen 100-150 vellen of meer bevatten. Vul mappen nooit tot de absolute maximum capaciteit, want dan worden ze moeilijk te hanteren en verhoog je het risico op scheuren.
Zijn er milieuvriendelijke alternatieven voor standaard hangmappen?
Ja, er zijn hangmappen gemaakt van gerecycled karton met certificeringen zoals FSC of Blue Angel. Deze zijn even functioneel als reguliere kartonnen hangmappen maar hebben een kleinere ecologische voetafdruk. Kartonnen hangmappen zijn sowieso al beter recyclebaar dan plastic varianten. Sommige leveranciers bieden ook hangmappen van duurzaam geproduceerd karton zonder chloorbleek.
Moet je oude hangmappen vervangen en hoe vaak?
Vervang hangmappen wanneer ze versleten raken, scheuren of de metalen haken beschadigd zijn. Bij normaal kantoorgebruik gaan kartonnen hangmappen 3-5 jaar mee, plastic exemplaren vaak langer. Controleer jaarlijks je archief en vervang beschadigde mappen direct - een gescheurde map kan leiden tot verlies van belangrijke documenten. Mappen die regelmatig gebruikt worden, slijten sneller en verdienen extra aandacht.
